О клиенте
Клиент — крупное предприятие в топливно-энергетическом секторе, занимающееся поставкой природного газа потребителям на территории Республики Башкортостан. Компания обеспечивает стабильное газоснабжение региона и активно внедряет цифровые решения для оптимизации внутренних процессов. В компании работает около 5 тысяч сотрудников.Поделилось:
человек
Задачи клиента
Внутри компании действует административно-хозяйственный комплекс (АХРК), на который возложены различные функции, в том числе — организация реабилитационно-восстановительного лечения сотрудников. Одним из этапов этого процесса было бронирование номеров, и именно с ним возникали трудности.
Заявки обрабатывались вручную, данные о бронированиях дублировались и часто терялись. Процесс согласования брони мог занимать до 2 дней, и отнимал много времени у сотрудников АХРК. Это увеличивало нагрузку на сотрудников и вызывало недовольство среди тех, кто проходил лечение, так как иногда возникали сбои, и номер оказывался занят несмотря на подтвержденную бронь.
Чтобы решить эту проблему и автоматизировать процесс бронирования номеров в АХРК, Клиент обратился в Челябинский офис компании «Первый Бит».
Поделилось:
человек
Что сделали
До внедрения новой системы бронирование номеров в АХРК велось вручную. Сотрудники отправляли заявки через телефон, электронную почту или мессенджеры, а дежурные сотрудники фиксировали их в Excel-таблицах. Так как процесс не был автоматизирован, информация о свободных номерах часто не соответствовала действительности, из-за чего возникали двойные бронирования.
Теперь же сотрудники бронируют номера напрямую через корпоративный сайт. Для этого была разработана система бронирования с календарем доступности номеров, фильтрами и уведомлениями о подтверждении.
И если ранее персональные данные сотрудников (ФИО, должность, подразделение) заполнялись вручную при каждом бронировании, то теперь эти данные подтягиваются автоматически.
Поделилось:
человек
Хранение и обмен документами
До автоматизации документы, связанные с бронированием (графики бронирования, акты, отчеты), пересылались по электронной почте и в мессенджерах. Это приводило к тому, что файлы путались, а важные документы и вовсе могли быть утеряны. Также руководство компании не могло оперативно получить информацию о загрузке административно-хозяйственного комплекса и планируемых командировках.
После внедрения все заявки, документы и отчеты хранятся централизованно на корпоративном сайте Клиента. Администраторы АХРК всегда имеют доступ к актуальным данным, а руководство может получить необходимую информацию в любой момент.
Поделилось:
человек
Настройка интеграции с Active Directory
Доступ к корпоративному сайту Клиента не был связан с учетными записями Active Directory, поэтому на сайте пользователи регистрировались вручную. Это создавало риск того, что доступ могли получить сторонние лица. Кроме того, из-за этого возникали дополнительные сложности в управлении системой — учетные записи уволенных сотрудников не деактивировались автоматически.
Для решения этих проблем была настроена интеграция с Active Directory. Реализована аутентификация через LDAP-протокол, а также автоматическое обновление ролей при изменении должности сотрудников.
Поделилось:
человек
Обучение и стандартизация процессов
Так как процесс бронирования не был стандартизирован, каждый сотрудник АХРК действовал по собственному сценарию. Новые сотрудники подстраивались под это и обучались на ходу. В среднем обучение занимало 2-3 недели и сопровождалось большим количеством ошибок.
С внедрением нового модуля процесс подачи заявки стал стандартизированным. Чтобы рассказать и показать, как работает система, сотрудники Челябинского офиса Первого Бита провели 2 вебинара, а также разработали интерактивные пошаговые инструкции со скриншотами с тестовыми сценариями.
Поделилось:
человек
Результаты
Проект позволил автоматизировать бронирование номеров и наладить централизованный обмен информацией между сотрудниками и подразделениями. Система устранила проблему двойных бронирований и ускорила подтверждение заявок с нескольких дней до нескольких минут. Появилась прозрачность в управлении загрузкой АХРК и контроле за бронированиями.
Поделилось:
человек
