Онлайн-кассы под 54-ФЗ — купить или арендовать?

Электронный чек каждой покупки должен отправляться ОФД в режиме реального времени. Содержание чека дополнилось новыми показателями. В нем должна отражаться ставка НДС по каждому товару и НДС по всей сумме чека.

Необходимо либо модернизировать старое оборудование (если это возможно технически), либо установить новое. Модернизация ККТ под 54-ФЗ подразумевает замену контрольной ленты ЭКЛЗ фискальным накопителем.

Регистрация касс старого образца прекратилась еще в феврале 2017 года – налоговики теперь принимают на учет только аппараты с фискальным накопителем. Первого июля Федеральная налоговая служба России снимет с регистрации кассовые аппараты с ЭКЛЗ.

До начала работы по новым правилам остается все меньше времени, поэтому веб-студия «Первый БИТ» подготовила обзор онлайн касс и сервисов, позволяющих сэкономить на модернизации ККТ под 54-ФЗ. Надеемся, это поможет вам выбрать онлайн-кассу для торговой точки, офиса, гостиницы или общепита.

Какими бывают онлайн-кассы под ФЗ-54

Все модели касс, совместимые с требованиями закона 54-ФЗ вносятся в официальный регистр ФНС. При этом все онлайн-кассы условно делятся на три типа.

·         Фискальный регистратор с онлайн-модулем – принтер чеков со встроенным фискальным накопителем. Регистратор подключается к компьютеру, где установлена программа товарного учета. По команде из этой программы устройство печатает товарный чек и сохраняет данные о покупке на фискальном накопителе. Таким образом, перед нами не полностью самостоятельное решение, а центральный компонент онлайн-кассы.

Кому это удобно. Если у вас уже есть компьютер с системой товарного учета, остается подключить фискальный регистратор и наслаждаться простотой оформления продаж. Информация с фискального накопителя передается оператору фискальных данных.

·         Автономная касса – работает без подключения к компьютеру и хранит номенклатурную базу в своей памяти. Изменения в базу вносятся вручную. Каждый товар обозначается уникальным кодом. По такому коду можно определить наименование, цену, штрихкод товара, а также применяемую магазином систему налогообложения. Продажи оформляются по кодам товаров.

Кому это удобно. Автономные кассы хороши для торговых точек с небольшим товарным ассортиментом и малой интенсивностью торговли. Если же магазин предлагает более 100 наименований товара и выбивает десятки чеков ежедневно, у кассира могут возникнуть сложности с запоминанием кодов и скоростью регистрации продаж.

·         Смарт-терминал – это связка из фискального регистратора с онлайн-модулем и планшета с программным обеспечением для кассы. Компактное решение с сенсорным экраном и интуитивно понятным интерфейсом обеспечивает все необходимое для торгового учета и регистрации продаж в соответствии с законом 54-ФЗ. Для автоматической идентификации товара к терминалу подключают сканер штрихкода.

Кому это удобно. Смарт-терминалы подходят торговым точкам, которые выдают покупателям 100-200 чеков ежедневно. Память такой онлайн-кассы может хранить до 50 тысяч товарных позиций. Кассиру не нужно запоминать лишнюю информацию. При этом устройство еще и экономит место в кассовой зоне.

Требования к онлайн кассам под ФЗ-54

В соответствии с последними изменениями в 54-ФЗ онлайн-касса должна быть:

• Оснащена фискальным накопителем.
• Подключена к интернету по беспроводному (Wi-Fi) или проводному (Ethernet) соединению.
• Готова к отправке электронных чеков пользователю в виде SMS-сообщений или по e-mail.
• Совместима с услугами операторов фискальных данных.
• Готова к печати чеков с QR-кодом и ссылкой на информацию о покупке.

Полный реестр контрольно-кассовой техники, совместимой с 54-ФЗ, Вы найдете на сайте ФНС.

От чего зависит цена онлайн-кассы?

Стоимость касс зависит от реализованного в них набора возможностей и технических преимуществ. Кратко перечислим популярные у клиентов виды улучшений.

Сенсорный экран. Он делает кассу не только более удобной, но и более надежной в использовании. Ведь при поломке физической клавиатуры касса требует ремонта или замены, а виртуальная клавиатура на экране не засоряется и не ломается. Кроме того, решения на базе сенсорного терминала обычно имеют модульную конструкцию. Это позволяет заменять вышедшие из строя компоненты по отдельности – без лишних затрат.

Интерфейсы для внешнего оборудования. Например, дополнительные разъемы для сканера штрихкода или весов. Возможность подключать внешние устройства не всегда очевидна с самого начала, но может оказаться очень полезной. Чем богаче набор интерфейсов, тем дороже обычно касса.

Моноблочная конструкция. Моноблоки удобны для магазинов и сферы HoReCa. Такие кассовые терминалы отлично смотрятся, ускоряют работу за счет сенсорного экрана и высокопроизводительной аппаратной начинки.

Средства сложной аналитики. Это программы, которые позволяют быстро получать детализированным отчеты о продажах, предпочитаемых клиентами способах оплаты и др.

Такое ПО может быть предустановлено на кассу изначально или предлагаться отдельно в виде опции.

Сервис, заменяющий онлайн-кассы под 54-ФЗ

Как показывают исследования, владельцы интернет-магазинов охотнее арендуют программы и оборудование как сервис (Saas), чем приобретают их в постоянное пользование. Поэтому российский производитель контрольно-кассовой техники «АТОЛ» после выхода правок в закон 54-ФЗ предложил клиентам сервис «АТОЛ-онлайн».

Сервис позволяет сэкономить на покупке онлайн-кассы – приобрести один фискальный регистратор по цене около 6 000 рублей, а остальное оборудование и ПО получить в аренду вместе с услугами по обслуживанию. Клиент ставит фискальный регистратор на учет в ФНС, оплачивает сервис и получает все необходимое для работы по 54-ФЗ:

• Функции отправки электронных чеков ОФД и покупателям через интернет.
• Профессиональные услуги по настройке онлайн-кассы.
• Отчеты о состоянии кассовой техники.
• Распределение нагрузки на оборудование при большом потоке заказов.
• Подключение и отключение кассовых аппаратов по мере необходимости.
• Защита кассы от несанкционированного доступа.
• Техническое обслуживание касс в режиме 24/7.
• Поиск информации в базе ОФД по ИНН клиента.
• Обеспечение доступа к данным кассы для клиента и — при необходимости — для налоговых инспекторов.

Важно помнить, что фискальный накопитель легко испортить неправильной настройкой. При этом он плохо поддается ремонту – после сбоя придется покупать и новый. Профессиональная настройка техники избавляет о лишних трат.

Как работает сервис онлайн касс под 54-ФЗ

Когда покупатель собрал товары в корзину и нажимает на кнопку «Купить», интернет-магазин перенаправляет его к провайдеру платежей. Провайдер получает платеж и подтверждает факт оплаты магазину.

После этого магазин передает заказ специальной программе – балансировщику контрольно-кассовой техники. Балансировщик находит свободную кассу и создает на ней фискальный документ. Копию этого документа он отправляет в интернет-магазин. Из магазина копии документа отравляются оператору фискальных данных и покупателю.

Это самый малозатратный способ выполнить требования закона для тех, кто не имеет возможности купить онлайн кассы под 54-ФЗ.

Как внедрить онлайн кассы в интернет-магазине

Сравним способы перехода на онлайн-кассы для интернет-магазинов.

Вариант I. Прямое подключение

Фискальный накопитель подключается к системе управления магазином или программе товарного учета напрямую. Это упрощает контроль исходящих и входящих платежей в небольших интернет-магазинах.

Преимущества:

• Максимум прозрачности и контроля за движением денежных средств.
• В связке с фискальным регистратором можно использовать обычный POS-компьютер для оффлайн-магазина.

Недостатки:

• Развертывание системы требует больших затрат. Для настройки оборудования и программ необходимо привлекать специалистов.
• Невозможна работа в режиме 24/7, что может привести к штрафам за несвоевременную передачу данных ОФД.
• Нужно заниматься техническим обеспечением работы ККТ: организовать доступ в интернет, подключение к услугам ОФД, обслуживание.

Вариант II. ККТ как сервис

Интернет-магазин пользуется услугами сторонней «фермы» онлайн-касс. Оборудование арендуется, а его обслуживанием занимается поставщик сервиса.

Преимущества:

• Минимум расходов на эксплуатацию. После покупки фискального накопителя нужно лишь вносить абонентскую плату за пользование сервисом.
• Работа в режиме 24/7, возможность использовать резервную ККТ в случае сбоя.
• Не нужно решать организационные вопросы, связанные с работой кассы.
• Ответственность за работу кассы несет поставщик сервиса – при необходимости он уплачивает штрафы за нарушение 54-ФЗ.
• При большом объеме заказов можно использовать  программу распределения нагрузки на кассы.

Недостатки: не выявлены.

Вариант III. Собственная «ферма» ККТ

Интернет-магазин приобретает и берет на себя обеспечение работоспособности нескольких касс. Этот вариант оптимален для крупных интернет-площадок, где одного фискального накопителя для регистрации взаиморасчетов недостаточно.

Преимущества:

• Возможность ежеминутно обрабатывать 5 и более заказов за счет подключения нескольких ФН к программе учета. Нагрузку между фискальными накопителями автоматически распределяет специальная программа.
• Возможность использовать «ферму» для нескольких интернет-магазинов одного владельца.

Недостатки:

Вариант актуален только для крупных торговых площадок и требует значительных вложений.

Чтобы определиться, какая касса Вам все-таки нужна и по какой схеме следует работать, ориентируйтесь на масштаб и потребности вашего бизнеса. Надеемся, эта статья поможет Вам сделать удачную покупку.

Если у вас остались вопросы о 54-ФЗ, онлайн кассах и их интеграции с интернет-магазинами, напишите или позвоните нам для бесплатной консультации.